Чем отличается подлинник от оригинала?

Оригинал документа — это. Определение и виды

«Вы должны принести нам оригиналы данных документов!» — знакомая фраза, не правда ли? Ее часто можно услышать при оформлении важных бумаг, поступлении в высшее учебное заведение и прочих подобных процедурах. Но что значит оригинал документа? Так уже получилось, что далеко не все граждане понимают смысл этого понятия. В нашей сегодняшней статье мы попытаемся это исправить.

Что такое оригинал?

Оригинал документа — это что? Чтобы дать ответ на этот вопрос, для начала необходимо понять, что вообще означает слово «оригинал». Если говорить максимально простыми и понятными словами, оригинал – это текст или изображение, которые являются уникальными и индивидуальными в своем роде. Данное слово имеет латинское происхождение, и переводится оно как «первоначальный».

Что такое подлинник?

Подлинник (оригинал документа) — это уникальный документ, который создается впервые и является первоисточником. Он предназначен для копирования и воспроизведения. Также подлинником официального документа называется его первый, единичный экземпляр.

Довольно распространенной является практика, когда создается несколько оригиналов сразу. Многие старые договоры создавались в нескольких экземплярах, причем все из них являлись оригиналами, поскольку договор заключался между сторонами, которые имели равные права и обязанности.

Подделки документов

К сожалению, оригиналы документов — это тип важных бумаг, который достаточно легко подделать, чем и пользуются многие мошенники. Большинство подделок создаются для того, чтобы обмануть закон и сфальсифицировать факты. Понятие фальсификации обрело свою актуальность с того самого момента, как документы начали использовать, чтобы доказать правдивость того или иного события. Чаще всего мошенники и аферисты подделывают расписки, но и целые документы тоже не остаются без их внимания.

Всего выделяют следующие виды подделок:

  • подлог — замена одного документа на другой;
  • интерполяция – добавление в оригинальный текст оригинала подложной части;
  • подделка – отдельные подписи, слова, даты и пр.

Беловики и черновики

Беловики и черновики – это виды оригиналов документов. Беловиком называется написанный вручную или напечатанный беловой документ, текст которого был переписан с черновика, но с редакторскими правками. Как утверждают правовые специалисты, подлинным может считаться только тот беловик, который был подписан и заверен ответственными людьми. Среди служебных документов оригиналом, как правило, считается беловик, который сделан на специальном бланке и имеет подпись должностного лица (в некоторых случаях – мокрую печать).

Черновые документы также являются подлинниками. Черновик — это рукописный или печатный документ, который отражает работу автора или редактора над текстом. В составе черновых документов выделяют много вариантов и редакций, при этом каждый будет считаться подлинным.

Также к подлинникам относятся и автографы — документы, написанные или исправленные рукой автора. Слово «автограф» в переводе с греческого языка означает «собственноручный». Данный способ не всегда дает возможность установить личность автора оригинального документа, но это становится возможным с наличием исправлений и приписок от руки.

Копия оригинала

В некоторых случаях вас могут попросить принести копию документа без оригинала. Что такое копия? Давайте разбираться.

Копия — это документ, который полностью воспроизводит оригинальный документ и при этом имеет юридическую силу.

В банке, миграционной службе, университете и прочих организациях, в которые вы подаете документы, вам могут выдвинуть следующие требования:

  1. Копия с воспроизводимого подлинника в полной мере должна соответствовать его содержанию вплоть до знаков препинания. В ней не должно быть ни изменений, ни ошибок.
  2. Копия с воспроизводимого подлинника должна иметь юридическую силу, то есть она должна быть засвидетельствована лицом, которое имеет на это право.

Таким образом, под копией имеется в виду ксерокопия оригинала, оформленная и засвидетельствованная надлежащим образом. Ксерокопия еще не является копией подлинника. Ксерокопия хоть и скопирована с оригинала, но не имеет юридической силы, так как она должным образом не оформлена и не засвидетельствована.

Копией документ от юридического лица считается только в том случае, если она полностью воспроизводит содержание оригинала и имеет нужные реквизиты, а именно: подпись должностного лица, у которого есть на это право, а также оттиск печати юридического лица, который придает копии подлинника юридическую силу. В качестве должностного лица, как правило, выступает руководитель организации.

Что такое дубликат?

Потеря или повреждение оригинала документа — это главный повод для выдачи дубликата документа. Но что такое дубликат документа? Давайте разбираться.

Дубликат — это повторный экземпляр оригинала, который имеет точно такую же юридическую силу, что и подлинник, но отличается в некоторых реквизитах. Дубликат выдается для замены оригинала, поэтому в одно и то же время может существовать только один дубликат.

Оригинал, копия и дубликат — это совершенно разные понятия. Единственное, что есть у них общее, — это содержание, определяемое по тексту подлинника, которое затем повторяется в дубликате или копии.

Целью выдачи дубликата является замена подлинника, а потому он повторяет основное содержание оригинала, но при этом имеет свои реквизиты, благодаря которым его можно отличить от подлинника или от еще одного дубликата.

Правила выдачи дубликата оригинала

Выдача оригиналов документов — процедура хоть и не самая простая, но в целом понятная простому обывателю. Но что нужно делать в том случае, если вам необходим дубликат?

Зачастую при выдаче дубликата соблюдаются следующие правила:

  1. Дубликат необходимо оформлять в той же форме, что и подлинный документ. Если оригинал был выполнен на бланке, дубликат нужно заполнить на таком же формуляре. Это и отличает дубликат от копии, которую можно сделать на обычном листе A4.
  2. На дубликате должен быть поставлен штамп или сделана надпись «Дубликат». В том случае, если оригинал не был утрачен, на нем одновременно необходимо сделать ссылку на выданный дубликат. Данная процедура лишает оригинал юридической силы и делает его дальнейшее использование неправомерным.
  3. На дубликате должен быть проставлен порядковый номер.
  4. На дубликате снова необходимо проставить нужные подписи и печати.

Не стоит забывать, что порядок выдачи дубликата и его точные реквизиты зависят от конкретной ситуации, а также от органа, который осуществляет замену.

Итак, теперь понятно, что это — оригинал документа. Надеемся, что статья дала ответ на данный вопрос, и вы узнали немало полезной информации!

Признаки документа. Понятия: «оригинал», «подлинник», «копия», «выписка», «дубликат»

Документ — сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность — это задача, которая решается с помощью системного подхода — методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов — систем (греч. sistema — целое, составленное из частей, соединение).

Документ представляет собой систему — множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент — предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.

Понятие системы относительно, как и понятие элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т.п.), объединенные в сложное целое. Подсистемой документа может выступать и текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев. В качестве элементов документа выступают заглавие, предисловие, колонтитул, переплет, форзац и т.п. Документ как целое — это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов информации, библиотек, архивов, книжных магазинов и др. (в зависимости от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом.

Изучение документа как системы состоит в выявлении его элементов, подсистем и связей между ними, т.е. в изучении его структуры. Устанавливаются признаки и параметры, характеризующие документ как систему. Определяются функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вовне этой системы, ее свойства, т.е. качественные отличия, обусловливающие относительную самостоятельность, устойчивость и стабильность данной системы, пригодность документа для использования в социальной коммуникации.

При системном подходе изучаемый документ рассматривается как часть более крупной системы социальных коммуникаций. Поэтому, прежде всего, важно выяснить, частью какой более общей системы (целого) является в данном случае документ. Именно этим определяются его возможности, задаются цели существования, функции, выполняемые в обществе, закономерности функционирования.

Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету, по которой (чаще — совокупности которых) можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от него свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.

К отличительным признакам документа относятся:

  • 1. Наличие смыслового семантического содержания. Документ — носитель смысла, который передается знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают смысл, содержание документа (сообщение), является его обязательным признаком.
  • 2. Стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени.
  • 3. Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документный статус имеют лишь те источники, которые изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Документы — это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации.
  • 4. Завершенность сообщения. Этот признак обусловлен областью использования документа. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).

По стадиям создания (способам удостоверения) документы подразделяют на подлинники (оригинал) и копии.

Оригинал — это самобытный, оригинальный, первоначальный документ., т.е. это документ, впервые созданный каким либо индивидуальным или коллективным автором. Оригинал может иметь несколько редакций, вариантов. Оригиналы могут быть в виде чернового, белового документа, машинописного экземпляра. Оригиналы, созданные в нескольких экземплярах, называют умноженными. Иногда в качестве синонима к слову «оригинал» используют «подлинник», хотя «подлинник» имеет несколько другое значение, чем «оригинал».

Читайте также  Чем отличается 5в30 от 5в40?

Подлинником считается первый или качественный экземпляр официального документа. Подлинник — это оригинал, заверенный по установленной форме. Другими словами имеет реквизит «подпись». Чтобы оригинал стал подлинником он должен быть оформлен на бланке, иметь подпись, печать.

Копия — это множество. Различают следующие виды копий:

  • — Кратные копии — копии с копии. Двукратные копии — это когда создают 2 документа: для передачи и собственно документ. Эти документы не одно и тоже по своей характеристике;
  • — Официально заверенная копия — когда соответствие подлиннику подтверждается другим должностным лицом и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица);
  • — Простая заверенные копия — когда соответствие подлиннику подтверждается без соблюдения установленных формальностей (без печати);
  • — Нотариально заверенная копия — когда соответствие подлиннику подтверждено официальным лицом, нотариусом;
  • — Дипломатическая копия — копия, воспроизводящая документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуацию);
  • — Незаверенная копия — это такие копии, которые не имеют подтверждения о своем соответствии подлиннику.

Выписка — это копия части документа (выписка из приказов, протоколов).

Дубликат — это копия, которая имеет юридическую силу подлинника. Это не второй экземпляр подлинника, он может иметь отклонения от него.

документ гражданин обращение ответственность

Документы электронные. Оригиналы и подлинники

Никак не могу для себя четко уяснить чем отличается оригинал ДЭ от подлинника ДЭ.
С бумажными документами все было ясно: оригинал — на ватмане, подлинник — на кальке.
А в электронном виде?
Получается, что файл на ПК разработчика это оригинал, а при копировании его на другую машину получается уже подлинник? А если и при копировании остается оригинал, что тогда является подлинником?
Если следовать определениям ГОСТ 2.102-68 (изм.№ 8 ), то оригиналы — это » Электронные документы . подписанные электронной цифровой подписью (ЭЦП) разработчика «, а подлинники — это » Электронные документы, оформленные установленными ЭЦП «. Но документ, подписанный только разработчиком и не завизированный проверяющими и согласующими лицами, не может быть сдан в архив или (не дай бог!) передан заказчику. А при подписании документа всегда (ну или почти всегда) будут сделаны замечания, требующие отражения в документе. И тогда что получается, оригинал не будет соответствовать подлиннику? Это нонсенс.
Что-то не стыкуется у меня в голове. Может кто-нибудь пояснит?

Теперь и я окончательно свихнулся.

Вот, вот.
А до этого свихнулся я, потом свихнул наших нормоконтролера и архивариуса. А теперь вот взялся за участников форума.

В электронном виде, утвержденных — да.

подлинников на бумаге официально может быть тьма

А вот бумажный подлинник один.

Так всё же — что первично и в скольки официальных экземплярах?

А вот это меня тоже ОЧЕНЬ СИЛЬНО интересует. ГОСТ на этот вопрос внятного ответа не дает.
Честно говоря, я расчитывал получить ответ (особенно от Сергея и Вадима) о том, как с этим вопросом определились в других конторах.
Однако, я вижу, что the truth is out there.

  • Войдите на сайт для отправки комментариев

ДЭ, подписанный соответствующими ЭЦП, может быть только оригиналом (ибо, что есть «копирование» применительно к набору данных?), а его бумажное представление может уже быть подлинником, с которого делаются копии и дубликаты.

Теперь и я окончательно свихнулся. Раньше начинали с изготовления единственного оригинала. Подлинников с него (неофициально) можно было сделать кучу. Теперь

«Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами»

т.е. оригиналов может быть много, подлинников на бумаге официально может быть тьма, не говоря о копиях и дубликатах. Так всё же — что первично и в скольки официальных экземплярах?

Когда нет знания, есть мнение.

  • Войдите на сайт для отправки комментариев

Щас Валере отпишу — пущай выскажет свое весомое

  • Войдите на сайт для отправки комментариев

С бумажными документами все было ясно: оригинал — на ватмане, подлинник — на кальке.

Чет последнее время ватман не вижу, наверно со зрением совсем плохо. До прочтения этой темы, считал подлинником (оригиналом) документ на котором стоят «живые» подписи ВСЕХ участников процессов ( ) разработки, контроля, согласования, утверждения .
Теперь ничего не понимаю.

Ваще ничего не понимаю в ваших мудрых беседах

привет, коллеге .
Сергей, специально посмотрел БТС, оригинал — подлинник (привел в упрощенном виде).
PS А это изменение № 8 где можно посмотреть?

  • Войдите на сайт для отправки комментариев

база данных факсимильных (. ) электронных копий эталонных РЛЭ (база данных РЛЭ)

Все концы опосредованно ведут к Валере

Не думаю, что идеологом базы данных, содержащей отсканированные факсы, мог стать бериевский центр ИЛП — они не настолько (как бы это помягче?) не в себе.

  • Войдите на сайт для отправки комментариев

Все концы опосредованно ведут к Валере — участнику воронцовской конференции 2004 года. Ну-ну

  • Войдите на сайт для отправки комментариев

Надо всегда четко определять — о какой системе документации идет речь. Вот пример — еще есть контрольные и рабочие экземпляры. Кроме эталонных.
В ЕСКД почти так — но со своей спецификой. Все от деятельности и традиций.
Пусть простит админ — приведу образец.
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА

28.02.2005г. Москва № АН-37-р (фс)

Об использовании базы данных Центральной нормативно-методической библиотеки по поддержанию летной годности воздушных судов

По рекомендации комиссии ИКАО в Федеральной службе по надзору в сфере транспорта Российской Федерации создана Центральная нормативно-методическая библиотека по поддержанию летной годности воздушных судов на базе компьютерных технологий (ЦНМБ ПЛГ ВС). В фонд указанной библиотеки входит база данных факсимильных электронных копий эталонных РЛЭ (база данных РЛЭ), разработанная ООО «Авиа-Медиа» при участии ГосНИИГА.
В 2004-2005гг. проведена успешная апробация этой базы данных в авиапредприятиях, получены положительные отзывы о целесообразности ее применения для обязательной сверки РЛЭ.
В соответствии с решением Научно-технического совета государственной службы гражданской авиации Министерства транспорта Российской Федерации от 22.04.2003г. № 1 об использовании фонда ЦНМБ ПЛГ ВС для упрощении процедур сверки и в целях дальнейшего совершенствования системы актуализации эксплуатационной документации и повышения безопасности полетов предлагаю:

1. Руководителю ФГУП ГосНИИ ГА к 01 февраля и 01 июля текущего года представлять эталонные печатные экземпляры РЛЭ Управлению надзора за летной деятельностью (УНЛД ФСНСТ) для сверки контрольных экземпляров РЛЭ, ведущихся в Управлении надзора за летной деятельностью.
2. Руководителю ООО «Авиа-Медиа» до 28 февраля и до 31 июля текущего года проводить актуализацию базы данных РЛЭ на основе сверенных экземпляров РЛЭ, ведущихся в УНЛД ФСНСТ, и представлять базу к 01 марта и к 01 августа текущего года компетентной организации (по указанию УНЛД ФСНСТ) для постраничной проверки с простановкой электронно-цифровой подписи, действительной в системе документооборота ЦНМБ ПЛГ ВС. На основании положительных Актов о проверке базы данных РЛЭ не позднее 01 апреля и 01 сентября текущего года обеспечивать ее поставку подписчикам.
3. Начальнику Управления надзора за летной деятельностью:
3.1.При проведении инспекционного контроля эксплуатантов организовать проверку:
— соответствия контрольных и рабочих (бортовых) экземпляров РЛЭ установленным требованиям;
— разработанной эксплуатантом в соответствии с п.3.3 главы 3 Приложения 6 к Конвенции о международной гражданской авиации «Эксплуатация воздушных судов» (Издание восьмое. Монреаль: ИКАО, 2001) «Системы документации по безопасности полетов» и включения в нее обязательного требования о контрольной сверке РЛЭ два раза в год.
3.2. Обеспечивать контроль за ведением и использованием в ЦНМБ ПЛГ ВС базы данных РЛЭ

Размышления на тему оригинала, подлинника и копии

В данном случае терминологические споры не являются оторванной от жизни схоластикой. К соответствующим определениям, например, обращаются в ходе судебных споров и расследований для установления того, выполнены ли требования о представлении подлинников / оригиналов, соблюдено ли правило о том, что копию в общем случае можно снимать только с оригинала, но не с другой копии, и т.п.

Есть ли разница между понятиями «оригинал» и «подлинник»?

Определение понятию «подлинник документа» дано в нашем профильном ГОСТ, а «оригинал» там не значится:

. 20. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21. подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24. электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

В рамках работы, которая ведется по программе «Цифровая экономика Российской Федерации» (утв. Правительственной комиссией по использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, протокол от 18.12.2017 № 2), рассматривается, в частности, предложение о том, чтобы включить определение понятия «оригинал» в законодательство, отделив его от понятия «подлинник».

А вот судебная ветвь власти уже попыталась провести различие между «подлинником» и «оригиналом»:

Оригинал документа – первоначальный экземпляр документа; экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Подлинник документа – документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; первый или единственный экземпляр документа.

Если провести частотный анализ употребления терминов «оригинал» и «подлинник» в отечественных нормативных правовых актах (НПА) и судебных решениях, то выяснится, что эти термины присутствуют (по данным СПС «Консультант+» на январь 2019 года):

  • в 9,4 тысячи федеральных НПА (в т.ч. в 90 законах);
  • в порядка 358 тысячах судебных решений (из 8,7 миллиона решений в базе системы) и
  • 150 тысячах региональных НПА.

В подавляющем большинстве случаев эти термины используются авторами НПА и судами как синонимы. Порой употребляется формулировка «оригинал (подлинник)». Но, как правило, в одном документе авторы предпочитают использовать какой-то один из этих терминов, лишь в 15% документов встречаются оба. Приведем далее несколько характерных примеров.

К претензии должны быть приложены документы, подтверждающие предъявленные заявителем требования. Указанные документы представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. При необходимости перевозчик вправе потребовать представления оригиналов документов для рассмотрения претензии.

. 16. В Инструкции используются следующие основные понятия: .

подлинник (оригинал) документа – первый или единственный экземпляр документа.

Читайте также  Чем отличается передний привод от заднего?

. Между тем свидетельствование копии документа производится для удостоверения соответствия этой копии подлиннику. Такое свидетельствование возможно в ситуации, когда лицо, учиняющее удостоверительную надпись, обладает подлинником и может проверить тождество копии и оригинала.

. учитывая, что нотариально заверенная копия доверенности обладает юридической силой подлинника доверенности, удостоверенной в нотариальной форме, хранение у брокера именно оригинала доверенности, удостоверенной нотариально, не является необходимой мерой для подтверждения полномочий представителя клиента.

Четкое различие между оригиналами и подлинниками проводится лишь в небольшом числе документов, посвященных работе с научно-технической документацией.

Последним 01.01.2016 вступил в силу ГОСТ Р ИСО 11442-2014 на техническую документацию на продукцию, там присутствует только «оригинальный документ». А вот в ранее вышедшем ГОСТ 2.102-2013 на конструкторскую документацию были определены оба интересующие нас понятия.

. 3.14 Оригинальный документ (original document): Документ, содержащий техническое описание (определение) продукции и формирующий базу для его будущих изменений.

3.22 Подписанный документ (signature document): Копия оригинального документа, имеющая утверждение, требуемое заказчиком, и представляющее собой основание для последующих утверждений.

. 3.11 Репродукция документа (document replica): Точная или максимально приближенная копия оригинального документа.

3.23 Рабочая копия (viewing copy): Репродукция документа, предназначенная для просмотра, внесения изменений и изготовления печатных копий.

3.3 Архивная копия документа (archive master): Репродукция документа для длительного хранения в соответствующем формате кодирования.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

  • Свежие
  • Посещаемые

Сокращаем расходы на отправку документов

Делимся опытом значительного сокращения расходов из бюджета делопроизводственной службы за счет рациональной организации отправки бумажных документов: как выявить «протечки», как оптимизировать и регламентировать новый алгоритм работы, как мониторить ситуацию потом. Эту задачу вы можете смело включать в перечень показателей эффективности своего подразделения.

Профессиональный стандарт для специалиста по цифровизации документированных сфер деятельности

С 1 сентября 2021 г. вступает в силу новый профессиональный стандарт «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности». С нашей помощью вы разберетесь в его «туманных» формулировках, поняв, кто же такой «цифровизатор», какие трудовые действия он выполняет, под какими наименованиями должностей «скрывается» и какие требования предъявляются к его образованию. В какой мере требования нового профстандарта распространяются на специалистов и руководителей служб документационного обеспечения управления (ДОУ) – на людей, занимающихся делопроизводством и архивным хранением. В чем основные проблемы нового профстандарта.

Для кого профессиональные стандарты обязательны?

Отвечаем на важные вопросы. Для кого и в какой части профстандарты обязательны (по общему правилу)? Для каких организаций и для каких должностей / профессий есть своя специфика? На эти вопросы даем четкие ответы. Не до конца урегулированной остается только ситуация с госорганами и госорганизациями – для них одновременно существуют прямо противоположные трактовки одной и той же нормативной базы, поэтому еще объясняем, как сложилась практика.

Профессиональный стандарт «Специалист архива»: уровни и сферы применения

1 сентября 2021 г. начинает действовать профессиональный стандарт «Специалист архива». Один из его ключевых разработчиков ориентирует вас в сфере применения и содержании нового профстандарта.

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Штатная численность службы документационного обеспечения

В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.

Чем отличается подлинник от оригинала

Стандарты, регламентирующие требования к хранению документов

Согласно ГОСТ 2.102-68 “ЕСКД. ВИДЫ И КОМПЛЕКТНОСТЬ КОНСТРУКТОРСКИХ ДОКУМЕНТОВ” различают:

“ Оригиналы — документы, выполненные на любом материале, предназначенные для изготовления по ним подлинников и заверенные разработчиком”.

“ Подлинники — документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.”

“ Дубликаты — копии подлинников, обеспечивающие идентичность воспроизведения подлинника, выполненные на любом материале, позволяющем снятие с них копий”.

“ Копии — документы, выполненные способом, обеспечивающим идентичность их с подлинником (дубликатом), и предназначенные для непосредственного использования при разработке, в производстве, эксплуатации, ремонте изделий. Копиями являются также микрофильмы-копии, полученные с микрофильма- дубликата”.

Кроме того, в этом ГОСТе после внесения изменений в 2006 году регламентированы понятия электронных оригиналов, подлинников, дубликатов и копий, а также упоминается понятие электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Согласно ГОСТ 2.501-88 “ЕСКД. ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ”:

“ Подлинники, принимаемые на хранение, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки “

На первый взгляд может показаться, что подлинник и оригинал – это абсолютные синонимы, и во многом это действительно так. Но если речь идёт об изготовлении технической документации и некоторых других областях человеческой деятельности, то здесь возникает интересный нюанс. Оказывается, объекты отличаются от друга, хоть разницу между ними и тяжело понять без изучения категорий.

Что такое оригинал и подлинник

Оригинал – первоначальный объект, созданный «с нуля» и на этот момент не имеющий аналогов и копий. Им также называют главный экземпляр документа, предназначенного для подписания сторонами (договор купли-продажи, поставки и т.д.).
Подлинник – уникальный объект, обладающий определёнными атрибутами, подтверждающими его оригинальность. Данный термин широко используется в искусстве применительно к авторским шедеврам, которые созданы творцами «с чистого листа» и не являются копиями.

Разница между оригиналом и подлинником

В искусстве подлинник – это объект, созданный мастером и не имеющий аналогов. В качестве подтверждения этого факта используется заключение эксперта либо слова творца. Оригиналом называют исходный материал для изготовления копий, и он может не быть подлинником.
В технической отрасли оригиналом называют документ, созданный на любом материале и использующийся для создания подлинника. Это актуально для конструкторского дела, а также иных сфер. Подлинником будет называться заверенный подписями документ, созданный на материале, который позволяет осуществить его неоднократное копирование без потери качества.
Ещё одно важное отличие – в количестве экземпляров. Если в искусстве подлинник всегда только один, то оригиналов может быть много. При изготовлении технической документации всё наоборот: оригинал один, подлинников – несколько. На бытовом уровне данные понятия являются синонимами, разница интересна только представителям профессий, которые оперируют данными понятиями.

TheDifference.ru определил, что отличие декларации от конвенции заключается в следующем:

В искусстве. Подлинником является авторская работа, оригиналом – объект, предназначенный для копирования, который может не быть авторским.
В конструкторском деле. Оригиналом называется документ, предназначенный для изготовления подлинников, а подлинником – объект, необходимый для создания копий.
Количество. Оригиналов может быть несколько, но подлинник (в искусстве) лишь один. В технической сфере всё наоборот, оригинал один, подлинников – много.

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело»

Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Разновидностью черновика является набросок .

Наброски – это предварительные наметки, явно неоконченные, отрывочные, не связанные друг с другом фрагменты документа.

Эскизы — предварительные, неоконченные изобразительно-графические технические документы Выполняются с изображением необходимых видов, разрезов, сечений, с нанесением размеров и других пояснений.

После переписывания или перепечатки составляемый документ становится беловиком .

Беловой документ – это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Читайте также  Чем отличается раздатка Нивы от Нивы шевроле?

Если беловик не требует утверждения, то он получает законченный вид. Если он вновь подвергается правке, то становится вторым черновиком. Если отвергается, то остается (сохраняется) лишь как проект отвергнутого документа. Если же беловик подписывается, удостоверяется печатью, то он становится подлинником .

Подлинный документ – это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник официального документа – первый или единичный экземпляр официального документа. Таким образом, подлинник обычно бывает в одном экземпляре. Но не обязательно.

Подлинники чертежей – это чертежи, выполненные на ватмане, кальке (т.е. на материале, позволяющем многократное снятие с них копий) и заверенные подписями должностных лиц.

«Подлинником документа на машинном носителе, – согласно ГОСТу, – является первая по времени запись документа, содержащая указание, что этот документ является подлинником». Документы, созданные с помощью новых информационных технологий, приобретают в нашей стране юридическую силу лишь при наличии традиционного бумажного сопроводительного письма.

Оригинал – уникальный документ, но бывают и так называемые «умноженные оригиналы», т.е. оригиналы, составленные в нескольких экземплярах (например, договор между государствами обычно составляется в таком количестве экземпляров, сколько

договаривающихся сторон, и каждый является оригиналом). По своему внешнему виду оригиналы документов могут быть беловиками и черновиками.

Документ. Фальсификация.

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело»

В противоположность подлинным существуют подложные, фальсифицированные документы. Виды фальсифицированных документов:

1. полностью фальсифицированные документы – документы, в которых не соответствуют подлиннику ни их содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки (почерк, рисунки и т.п.);

2. частично фальсифицированные документы. Они, в свою очередь, различаются по характеру искажений (фальсификации) и могут содержать:

a. фальсификацию содержания, т.е. документы могут быть подлинными с точки зрения их внешних признаков (бланк, реквизиты), но с искаженным содержанием (разновидностью фальсификации содержания является интерполяция – слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале);

b. фальсификация состава удостоверения, бланка. Документы могут быть подлинными с точки зрения их содержания, авторства, времени создания, но

иметь фальсифицированные внешние признаки. Основные способы подделки документов на бумажном носителе:

1. подделка бланка документа (изготовление поддельных бланков с помощью копировальной техники, средств вычислительной техники, путем рисования);

2. подчистка текста (механическое воздействие с целью изменения первоначальной документированной информации);

3. травление (удаление текста путем обесцвечивания красителя штриха химическими реактивами: кислотой, щелочью, окислителем);

4. смывание (удаление прежних записей с помощью различных растворителей);

5. дописка (внесение в первоначальный текст документа на свободные места новой информации);

6. подделка подписей (методом рисования, копирования);

7. поделка печатей (методом рисования на самом документе, с помощью самодельного клише, путем копирования подлинного оттиска на поддельный документ);

8. замена фотографий (наиболее распространенные приемы: полная замена фотографии; монтаж фотоснимка с сохранением части прежней фотографии, содержащей оттиск печати; перенос на подложку одной фотографии части эмульсионного слоя другой фотографии);

9. замена листов документов (наиболее часто встречается при подделке документов, состоящих из нескольких листов: паспортов, трудовых книжек и т.п.).

С появлением аудиовизуальных и машиночитаемых документов началась и их фальсификация. Основными методами подделки таких документов являются: фотомонтаж, монтаж кинолент, магнитных лент путем удаления или вклеивания их частей и т.д.

Для обнаружения подделок проводится специальная экспертиза документов (техническая, почерковедческая, автороведческая). В основе её лежат общие положения теории идентификации, а также данные психофизиологии высшей нервной деятельности человека, лингвистики и др.

К настоящему времени разработано и применяется на практике множество способов защиты документов от фальсификации. В их числе, кроме уже упоминавшихся водяных знаков, можно назвать голографические наклейки, специальные краски, встроенные в материальный носитель металлические нити и т.д. При изготовлении ценных бумаг, денег используется до десяти и более различных степеней защиты.

Во всех странах подделка документов преследуется по закону. В Уголовном кодексе Российской Федерации, в частности, есть специальная статья 292 о служебном подлоге.

Документ. Копии.

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело»

Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Обычно выдается при утрате подлинника и тем же учреждением, где он был создан.

Степень точности (близости) копии к оригиналу:

● графически тождественные (факсимильные): фотографические, гектографические, стеклографические, ксерокопии и т.п., в т.ч. с изменяемым масштабом изображения;

● частично тождественные : обычно изготовленные под копирку вместе с оригиналом. На копии не воспроизводятся типографские элементы бланка документа (например, копия бланка в ГАИ );

● графически не тождественные копии : копии, снятые от руки, машинописным или типографским способом ;

● рисованные копии , максимально воспроизводящие внешний вид (п очерк, размещение текста, удостоверительные надписи ) оригинала.

Заверенные копии – копии, удостоверенные должностным лицом.

Заверенная копия – это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

В свою очередь, заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия.

Нотариальные копии документов предназначаются, как правило, для предъявления другим учреждениям (например, с документов об образовании, стаже работы, рождении, браке; копии с документов, связанных с получением материальных ценностей).

Копии с документов для внутренних нужд обычно удостоверяются подписью ответственного лица, например, начальника канцелярии и, в случае необходимости, печатью. Могут быть и просто заверенные копии, например, выписки из документов, заверенные подписью секретаря.

Значение слова «подлинник»

ПО́ДЛИННИК, -а, м.

1. Подлинная вещь, не копия; оригинал. У меня хранятся некоторые подлинники его [Шаляпина] зарисовок, им самим набросанные. Телешов, Записки писателя. || Оригинал какой-л. рукописи, документа. Начальник рации — вручил подлинник радиограммы Серго. Первенцев, Кочубей.

2. Оригинальный текст, не перевод. Я знаю итальянский язык хорошо и умею переводить быстро, размером подлинника и почти слово в слово. А. Островский, Письмо П. И. Вейнбергу, 1 янв. 1883. В пять лет он правильно говорил по-русски и по-немецки, — в двенадцать читал Шиллера в подлиннике. Макаренко, Книга для родителей. || Произведение само по себе, не в пересказе, не в изложении. Изучать классиков марксизма в подлинниках.Кончаловский рассказал [«Первого учителя»] Айтматова с экрана смело и талантливо, и очень по-своему, и в то же время очень близко к подлиннику. Симонов, Земная правда романтики.

Источник (печатная версия): Словарь русского языка: В 4-х т. / РАН, Ин-т лингвистич. исследований; Под ред. А. П. Евгеньевой. — 4-е изд., стер. — М.: Рус. яз.; Полиграфресурсы, 1999; (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека

ПО’ДЛИННИК, а, м. 1. Подлинная вещь, оригинал, не копия и не воспроизведение, не подделка. Представить документы в подлинниках, а не в копиях. 2. Произведение в цельном виде, не в отрывке, не в извлечениях, не в изложении (нов.). Изучать Маркса, Энгельса, Ленина и Сталина в подлинниках. 3. Не перевод, не переведенный на другой язык, оригинальный текст. Читал Золя в подлиннике. Перевести с греческого подлинника. 4. У иконописцев — сборник образцовых рисунков или стандартных наставлений для изображения того или иного лица (спец.).

Источник: «Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова (1935-1940); (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека

по́длинник

1. подлинная, оригинальная вещь, не копия и не подделка ◆ 〈…〉 Андроников прочитал нам обоим найденное им стихотворение Лермонтова. Я с первых же строк учуял подделку, но обдумывал, как бы поделикатнее сказать Андроникову, который убеждён, что это ― подлинник. Чуковский, письмо С. Я. Маршаку, 15 июля 1963 г. (цитата из НКРЯ)

2. оригинал какой-либо рукописи, документа, не список ◆ Я бы с ним готов вместе трудиться, но не думаю, чтоб эти литературные товарищества могли произвести что-нибудь в целом хорошее; притом же я стану переводить с подлинника, а он с дурного списка, сладить трудно, перекраивать Шекспира дерзко, да и я бы гораздо охотнее написал собственную трагедию, и лишь бы отсюда вон, напишу непременно. Грибоедов, письмо С. Н. Бегичеву, июнь 1824 г. (цитата из НКРЯ)

3. оригинальный текст на том языке, на котором он был первоначально написан, не перевод ◆ В то время мы с ним одновременно читали «Улисса» Джойса. Он ― в хорошем немецком переводе, я ― в подлиннике. Ахматова, «Листки из дневника: воспоминания об О. Э. Мандельштаме», 1937 г. (цитата из НКРЯ)

4. произведение само по себе, не в пересказе, не в изложении

5. техн. конструкторский документ, который предназначен для снятия копий и завизирован подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль ◆ Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют (при необходимости) экземпляр бумажных копий соответствующих документов. «Единая система конструкторской документации. Правила учёта и хранения : ГОСТ 2.501–2013», 2013 г. (цитата из Викитеки)

Делаем Карту слов лучше вместе

Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!

Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций.

Вопрос: теплопроводность — это что-то нейтральное, положительное или отрицательное?